Kürzlich habe ich es wieder erlebt. Ich war in einem 2-stündigen Präsenzmeeting mit 12 Teilnehmern. Fast alle hatten vor sich Ihren Laptop auf dem Tisch, daneben das Smartphone. Wenn ich mich umblickte, waren mindestens die Hälfte der Teilnehmer mit einem ihrer Geräte beschäftigt.

Was tat der Meeting-Leiter? Er begrüßte alle Teilnehmer, ging eine To-Do-Liste durch und fragte die dafür Zuständigen nach dem jeweiligen Status. Einer der Teilnehmer mokierte: „Das habe ich schon letzte Woche gesagt. Steht das nicht im Protokoll?“ Ein anderer fragte bzgl. einer geplanten Veranstaltung aus der To-Do-Liste: „Um was geht es da?“ Der Meeting-Leiter antwortete: „Das recherchiere ich bis zum nächsten Mal.“ So ging das 2 Stunden lang weiter.

Sie reiben sich die Augen? Auch wenn wir Beispiele von Meetings kennen, die Freude gemacht und gute Ergebnisse geliefert haben, wird in Unternehmen immer noch zu viel Zeit für Meetings verwendet. Mit der Folge, dass produktive Arbeit liegenbleibt.

In US-Tech-Konzernen wurde das Potenzial einer verbesserten Meeting-Kultur schon vor Jahren erkannt. Der frühere Google-CEO Larry Page kommunizierte ein paar Basis-Regeln für effizientere Meetings an seine Mitarbeiter:

_  Jedes Meeting muss einen klaren Entscheidungsträger haben. Nur dann – oder wenn eine Entscheidung zu treffen ist – sollte das Meeting stattfinden.
_  Es sollten nicht mehr als 10 Personen teilnehmen.
_  Es sollten nur die Menschen teilnehmen, die Input geben können.
_  Keine Entscheidung sollte jemals auf ein Meeting warten.

Was können Sie konkret tun, um mit einem guten Gefühl in Meetings zu sitzen?

Damit Sie Ihre Zeit sinnvoll einsetzen, konkrete Ergebnisse erzielen und Ihr Projekt voranbringen?

Schauen wir uns Erfolgsfaktoren für gelungene Meetings an. Aus meiner Erfahrung zählen dazu folgende Punkte: 

_  Fokussierung: Sie konzentrieren sich auf ein Thema
_  Information: Sie erfahren Neues
_  Kontakt: Sie bleiben in Kontakt, tauschen sich aus, nehmen Stimmungen wahr
_  Zusammenarbeit: Sie merken, was gut, was weniger gut läuft, was auf Zustimmung oder Ablehnung stößt
_  Ziele: Sie schaffen ein gemeinsames Verständnis, vereinbaren Ziele

_  Ideen: Sie beleuchten ein Thema aus unterschiedlichen Perspektiven

_  Lösungen: Sie diskutieren und entwickeln gemeinsam Lösungsansätze
_  Entscheidungen: Sie treffen gemeinsam Entscheidungen, planen nächste Schritte

Erstaunlich, welches Potenzial in einem Meeting schlummert – es stärkt die soziale, kommunikative und fachliche Seite der Zusammenarbeit.

Um das Potenzial von Meetings optimal zu nutzen, helfen Ihnen folgende Checklisten:

Die 3-Phasen-Checkliste für Meeting-Leiter:

Phase 1: Planung

_  Haben Sie das Meeting gründlich genug vorbereitet? (→ Meeting Preparation Canvas, vgl. Grafik unten)
_  Was ist das konkrete Ziel des Meetings?
_  Wer sollte unbedingt anwesend sein, um das Meeting-Ziel zu erreichen?
_  Wen sollten Sie im Vorfeld des Meetings persönlich sprechen, um den Erfolg sicherzustellen?
_  Welche Punkte können Sie in informellen kleinen Runden klären, um das Meeting zu verkürzen?
_  Wieviel Zeit benötigen die einzelnen Themenblöcke? Haben Sie Zeit für „Erwartungen“, „Feedback“ und „Sonstiges“ eingeplant?
_  Senden Sie den Teilnehmern mind. 24 Std. vorher einen Agenda-Entwurf zu?
_  Planen Sie Moderationswerkzeuge ein, um Ergebnisse zu visualisieren / dokumentieren?

Phase 2: Durchführung

_  Wie lockern Sie das Meeting auf (z. B. durch Meeting im Stehkreis, Kanban-Board)?
_  Wie involvieren Sie die Teilnehmer (z. B. durch Stimmungsabfrage mit Karten, Punkteabfrage, Arbeit in Zweierteams, Blitzlicht)?
_  Gehen Sie während des Meetings auch auf „stille“ Teilnehmer und ihre Standpunkte ein?
_  Achten Sie auf Widerstände und unterschwellige Konflikte?
_  Werden am Ende „Entscheidungen“ und „nächste Schritte“ vereinbart?
_  Holen Sie zum Schluss von den Teilnehmern Feedback ein (Was lief gut? Was könnte man das nächste Mal bzgl. Meeting-Organisation und -Ablauf verbessern?)

Phase 3: Nachbereitung

_  Erstellen Sie im Nachgang ein (Kurz-)Protokoll der Ergebnisse (1 DIN A4-Seite) und kommunizieren es an die Teilnehmer?

Checkliste für Meeting-Teilnehmer:

_ Was bringt Ihnen das Meeting? Welche Fragen oder Probleme könnten Sie dort klären? Sind dort Personen anwesend, die Sie persönlich treffen möchten?
_ Welche anderen wichtigen Aufgaben könnten Sie in der Zeitspanne des Meetings erledigen?
_ Wie sind Sie emotional gegenüber dem Meeting eingestellt? Motiviert es Sie? Oder frustriert es Sie, da z. B. andere Aufgaben währenddessen liegenbleiben?
_ Wechseln Sie die Perspektive: Welchen Beitrag können Sie im Meeting leisten? Bringt Ihre Anwesenheit das Projekt / Thema wirklich weiter?
_ Würde das Meeting auch ohne Sie stattfinden? Wenn ja, könnten Sie sich z. B. durch ein Gespräch mit Kollegen am Mittagstisch im Nachgang über die Ergebnisse informieren …

Abschließend noch 2 Tipps für alle Meeting-Beteiligten: 

1. Meetings sind zumeist nicht verpflichtend. Sie entscheiden, ob es für Sie und Ihre Arbeit sinnvoll ist, daran teilzunehmen. Die richtigen Prioritäten zu setzen, wird heute in Unternehmen von Führungskräften und Mitarbeitern erwartet.
2. Je besser Sie ein Meeting vorbereiten und seine Zielsetzung kommunizieren, um so weniger Folgetermine werden Sie brauchen. Und die Teilnehmer werden gerne wieder an einem Ihrer Termine teilnehmen, weil sie das Gefühl haben, dass Sie mit der Zeit und Arbeitsleistung anderer respektvoll umgehen.